Xây dựng báo cáo & KPI Mua sắm (Procurement Analytics Dashboard)

Giới thiệu về Procurement Analytics Dashboard

Để duy trì thành công trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay, điều quan trọng là không chỉ biết tiền của bạn đang đi đâu mà còn phải sử dụng đúng cách. Báo cáo mua hàng và phân tích quy trình thường xuyên sẽ giúp đảm bảo các nguồn lực đang được phân phối và quản lý một cách hợp lý. Nhiều loại báo cáo mua sắm khác nhau có thể được sử dụng để đảm bảo lợi nhuận trong các lĩnh vực khác nhau thông qua các KPI khác nhau.

Giới thiệu các mẫu báo cáo mua sắm

1. KPI mua sắm

Bất kể doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề gì, dù là hàng hóa vật chất hay dịch vụ kỹ thuật số, việc mua sắm đều quan trọng như nhau. Liên kết các nhu cầu của tổ chức với các nhà cung cấp hoặc nhà thầu, tầm quan trọng của việc mua sắm không thể bị bỏ qua hoặc xem nhẹ.

Báo cáo KPI Mua sắm cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết, tóm tắt và phác thảo tất cả các số liệu khác nhau quan trọng đối với sự thành công của các bộ phận mua sắm. Loại báo cáo này giúp tổng hợp dữ liệu cho thấy các hoạt động chính của nhóm mua sắm, cùng với mối quan hệ của nhóm với các nhà cung cấp chính của công ty.

Báo cáo KPI hỗ trợ việc quản lý bộ phận thành công, suôn sẻ, đồng thời xây dựng và nâng cao nhận thức về thương hiệu.

Các KPI chính:

• Number of Suppliers – Số lượng nhà cung cấp: chỉ số này theo dõi mức độ phụ thuộc vào các nhà cung cấp. Có quá nhiều nhà cung cấp sẽ cướp đi cơ hội nhận được các khoản chiết khấu có giá trị, trong khi quá ít đồng nghĩa với việc ngày càng phụ thuộc vào họ nhiều hơn và không thể đa dạng hóa.
• Compliance Rate – Tỷ lệ tuân thủ: Các thỏa thuận đơn giản giữa nhà cung cấp và công ty được gọi là sự tuân thủ. Nếu bạn phân loại các nhà cung cấp của mình, bạn có thể thấy mức độ tuân thủ cho từng khu vực và những nơi cần thay đổi.
• Procurement Cycle Time – Thời gian chu kỳ đơn mua: Số liệu này đo lường thời gian chu kỳ của toàn bộ quá trình đặt hàng. Việc giảm khoảng thời gian này sẽ loại bỏ bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào, cải thiện tỷ lệ năng suất và nâng cao uy tín thương hiệu.
• Savings: chênh lệch của tổng thanh toán và dự toán

>> Business Data Flow – Top chỉ số mà BA phải biết

2.  Báo cáo về các nhà cung cấp

Khả năng của nhà cung cấp trong việc cung cấp cho công ty của bạn, có thể là hàng hóa hoặc dịch vụ, vào đúng thời điểm, là rất quan trọng.

Tỷ lệ sai sót và thời gian giao hàng là những điều bạn cần xem xét khi theo dõi dữ liệu giao hàng của nhà cung cấp. Điều này có thể cung cấp thông tin có giá trị cao khi phân tích hoạt động của một nhà cung cấp cụ thể. Do đó, đây là một báo cáo mà mọi doanh nghiệp (một lần nữa bất kể quy mô) sẽ được hưởng lợi.

Không thể phủ nhận rằng các nhà cung cấp đóng một vai trò vô giá trong việc mua sắm – rõ ràng điều đó có thể không xảy ra nếu không có họ. Mặc dù vậy, điều quan trọng là phải tiếp tục đo lường từng yếu tố trong hoạt động của họ (theo hợp đồng hiện có giữa hai bên).

Các kpi chính:

• Supplier Defect Rate – Tỷ lệ sai sót của nhà cung cấp: KPI này đo lường chất lượng của các nhà cung cấp liên quan đến dịch vụ mà họ cung cấp, cho phép loại bỏ nhanh chóng, hiệu quả mọi vấn đề trước khi chúng có khả năng leo thang.
• Lead Time – Thời gian dẫn: Thời gian dẫn là thời gian nhà cung cấp mất bao lâu để hoàn thành một đơn đặt hàng. Là một doanh nghiệp hoặc công ty, bạn muốn cắt giảm thời gian thực hiện càng nhiều càng tốt mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
• Supplier Availability – Tính sẵn sàng của nhà cung cấp: Khả năng đáp ứng và hành động nhanh chóng của nhà cung cấp khi có nhu cầu cấp thiết là rất quan trọng để đo lường. Thói quen mua hàng của người tiêu dùng giờ đây hơn bao giờ hết, linh hoạt và luôn thay đổi.
• Delivery Time: cho biết thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp là sớm, đúng hay muộn so với dự kiến
• Confirmation = DATEDIFF(‘PO_Đặt hàng'[Ngày gửi yêu cầu báo giá],’PO_Đặt hàng'[Ngày ký HĐ],DAY)
• Delivery =[Ngày ký HĐ] – [Ngày giao hàng (Lần 1)]
• Invoicing =[Ngày giao hàng (Lần 1)] – [Ngày chứng từ]

3. Báo cáo chi phí mua sắm

Báo cáo Chi phí mua sắm xem xét chi tiết các chi phí và việc mua hàng liên quan đến các hoạt động mua sắm khác nhau của công ty bạn.

Có một báo cáo tổng hợp tất cả các dữ liệu quan trọng của toàn bộ bộ phận mua hàng là rất có lợi; bạn có thể tối ưu hóa chi phí, dự đoán các nhu cầu khác nhau của các lĩnh vực kinh doanh khác nhau và trên hết là tiết kiệm thời gian.

Báo cáo này bao gồm tất cả các yếu tố của thông tin cần thiết dựa trên chi phí. Cần có “quy trình quản lý chi phí” chất lượng cao và báo cáo này có thể giúp hiểu rõ những việc cần làm để giảm chi phí trong số các chiến lược kinh doanh cần thiết khác.

Các KPI chính:

• Cost of purchase order – Chi phí đơn đặt hàng: bao gồm chi phí vận chuyển, trong quá trình vận hành sẽ bổ sung thêm các loại chi phí khác cho đúng với thực tế
• Cost reduction – chi phí mua sắm giảm được: Chênh lệch giữa giá mua thực tế và dự toán
• Avoiding procurement costs – Tránh chi phí mua sắm: Tránh chi phí không cần thiết cuối cùng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản đáng kể. Báo cáo này sẽ nêu bật các lĩnh vực kém hiệu quả, giúp bạn tránh chúng trong tương lai.
• Procurement ROI – ROI mua sắm:  Điều này sẽ giúp phân tích khả năng sinh lời của các khoản đầu tư trong bộ phận thu mua. Tính ra ROI mua sắm của bạn cho phép giá trị hoàn vốn đầu tư tối đa.

>> Tải về Sách Business Analyst

4. Báo cáo chất lượng mua hàng

Duy trì chất lượng trong các quy trình mua sắm là điều tối quan trọng.

Việc điều chỉnh các mối quan hệ với nhà cung cấp và tạo ra các hợp đồng có lợi nhất có thể mang lại cho bạn khả năng tối đa hóa giá trị kinh doanh. Báo cáo mua sắm này đảm bảo bạn giữ được chất lượng cấp cao nhất trong khi vẫn đạt được các mục tiêu tiết kiệm chi phí. Nó cung cấp quyền truy cập nhanh vào thông tin quan trọng về các nhà cung cấp hàng đầu của bạn, chi phí nhà cung cấp và hơn thế nữa.

Báo cáo này và các báo cáo trực quan khác trong khóa học data analysis bao gồm các thành phần cần thiết được yêu cầu để đảm bảo thành công chất lượng từ các quy trình mua sắm của bạn.

Các KPI chính:

• Supplier quality rating – Đánh giá chất lượng nhà cung cấp:  KPI này là đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp và mối quan hệ chuyên nghiệp của bạn với họ. Xếp hạng chất lượng nhà cung cấp này giúp bạn giải quyết trực tiếp các vấn đề trong chuỗi cung ứng của mình. Nó cũng cho phép bạn dễ dàng phát hiện và khắc phục các vấn đề về hiệu suất.
• Purchase in time and budget – Mua hàng trong thời gian và ngân sách: Điều này cho phép phân tích chi phí cụ thể trong từng nhóm mua sắm. Ngoài ra, bạn cũng sẽ có được cái nhìn tổng quan về cách các sáng kiến mua sắm được thúc đẩy bởi chi tiêu và ngân sách.

• Spend under management – Chi tiêu trong tầm quản lý: Luôn cập nhật và tối ưu hóa chi tiêu là những gì KPI này tập trung vào. Bạn có thể phát hiện các xu hướng trong quá trình mua sắm một cách dễ dàng và giữ cho ngân sách của bạn luôn theo dõi. Về cơ bản, nó đảm bảo một doanh nghiệp hoạt động tốt trên một hạn mức tài chính.

>> Nâng cao kĩ năng phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp với khóa học BA