Phân tích dữ liệu với excel: Hướng dẫn chi tiết nhất

Huy Bui

16-02-2023

Nếu muốn làm việc với dữ liệu, cách phân tích dữ liệu với excel là một trong những kỹ năng đầu tiên mà bạn cần phải thuần thục. Bạn muốn biết sâu hơn về cách thức phân tích dữ liệu có trong excel? Hãy theo dõi bài viết dưới đây.

Cách sử dụng phân tích dữ liệu với Excel

Một kỹ thuật tuyệt vời khác để diễn giải thông tin dạng đồ họa là biểu đồ. Đây là cách tóm tắt dữ liệu để các bộ dữ liệu dễ nắm bắt và phân tích hơn. Excel nổi tiếng với khả năng tổ chức và tính toán các con số. Một biểu đồ mô tả đồ họa của bất kỳ tập hợp các dữ kiện nào. Biểu đồ là một mô tả trực quan về dữ liệu sử dụng các ký hiệu như cột trong biểu đồ cột hoặc dòng trong biểu đồ dòng để biểu thị dữ liệu.

Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ chọn bạn lựa chọn hoặc bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn biểu đồ được excel đề xuất để kiểm tra các biểu đồ phù hợp với dữ liệu của bạn và chọn một trong số đó.

>> Xem thêm các công việc của 1 BA

Biểu đồ Excel rất hữu dụng để hỗ trợ phân tích dữ liệu bằng cách nhấn mạnh vào một hoặc một vài thành phần của báo cáo. Chúng ta có thể sử dụng các biểu đồ Excel để lọc ra “tiếng ồn” không cần thiết từ câu chuyện mà chúng ta đang cố gắng truyền tải vào thời điểm đó và thay vào đó tập trung vào các bit dữ liệu quan trọng nhất. Bằng cách điều hướng đến tab Insert và chọn nhóm lệnh Chart, bạn có thể nhanh chóng tạo biểu đồ PIE, LINE, Cột hoặc bar chart. Quá trình tạo ra các biểu đồ cơ bản khi phân tích dữ liệu trong excel bạn có thể tham khảo dưới đây:

Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu.
Bước 2: Chọn Insert > (chọn loại biểu đồ mong muốn từ các biểu tượng).
Bước 3: Khi cần thiết, sửa đổi biểu đồ chèn.

Các biểu đồ phân tích dữ liệu trong excel

Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện có thể hỗ trợ làm nổi bật các mẫu và xu hướng trong dữ liệu của bạn. Chúng tạo các quy tắc xác định định dạng của các ô dựa trên các giá trị của chúng để sử dụng nó. Định dạng có điều kiện có thể được áp dụng cho một loạt các ô (có thể là một lựa chọn hoặc phạm vi được đặt tên), bảng Excel và thậm chí là một báo cáo PivotTable trong Excel cho Windows. Thực hiện theo các bước được đề cập dưới đây để thực hiện định dạng có điều kiện. Click vào Conditional Formatting và thực hiện các bước dưới đây:

Nếu bạn muốn thay đổi các giá trị trong các ô riêng lẻ, hãy chọn tô sáng các quy tắc ô hoặc quy tắc trên/dưới, sau đó chọn tùy chọn tương ứng với nhu cầu của bạn. Nếu bạn muốn làm nổi bật ngày sau tuần này, chọn các số từ 50 đến 100 hoặc 10% điểm thấp nhất, hãy chọn Highlight Cells Rules.
Một thang màu biểu thị cường độ màu của ô tương ứng với vị trí của giá trị ở đầu hoặc dưới cùng của phạm vi nhấn mạnh mối quan hệ giữa các giá trị trong phạm vi ô. Phân phối bán hàng giữa các khu vực là một ví dụ. Hãy trỏ vào thang màu và sau đó nhấp vào thang đo mong muốn.
Để nhấn mạnh mối quan hệ của các giá trị trong phạm vi ô, trỏ đến các thanh dữ liệu và sau đó nhấp vào vị trí điền ô bạn mong muốn. Điều này tạo ra một dải màu trên ô. So sánh giá cả hoặc dân số ở các thành phố lớn là một ví dụ.
Để làm nổi bật một phạm vi ô chứa ba đến năm bộ giá trị, mỗi bộ có ngưỡng riêng, chỉ vào các Icon Sets và sau đó nhấp vào một set. Ví dụ: bạn có thể sử dụng một bộ ba biểu tượng để nhấn mạnh các ô có doanh số dưới 80.000 đô la, 60.000 đô la và 40.000 đô la. Ngoài ra, bạn có thể gán hệ thống xếp hạng bằng cách sử dụng các biểu tượng.

Đặt Conditional Formatting cho ô rỗng

Phương pháp phân tích dữ liệu với Excel

Concatenate

=CONCATENATE là một trong những công thức đơn giản nhưng mạnh mẽ nhất để phân tích dữ liệu. Văn bản, số, ngày và dữ liệu khác từ nhiều ô có thể được kết hợp thành một. Đây là một phương pháp tuyệt vời để tạo các điểm cuối API, sản phẩm SKUs và truy vấn Java.

Công thức:

=CONCATENATE(Chọn ô mà bạn muốn hợp nhất)

LEN

=LEN trả về số lượng ký tự trong một ô nhất định một cách nhanh chóng. Như đã thấy trong ví dụ trên, công thức =LEN có thể được sử dụng để xác định số lượng ký tự trong ô để phân biệt hai loại đơn vị lưu trữ sản phẩm (SKU). Hàm Len rất quan trọng khi cố gắng phân biệt giữa các định danh duy nhất khác biệt (UID), đôi khi khá dài dòng và không theo đúng trình tự.

Công thức:

= LEN(Chọn ô)

COUNTA

=COUNTA xác định liệu một ô có trống hay không. Mỗi ngày với tư cách là một chuyên viên phân tích dữ liệu, bạn sẽ thường xuyên gặp các bộ dữ liệu không đầy đủ. Counta sẽ cho phép bạn kiểm tra bất kỳ lỗ hổng nào trong tập dữ liệu mà không cần phải tái cấu trúc nó.

Công thức: =COUNTA(chọn ô)

AVERAGEIFS

AVERAGEIFS, như SUMIFS, cho phép bạn lấy trung bình dựa trên một hoặc nhiều tham số.

Công thức:

=AVERAGEIF(SELECT CELL, CRITERIA, AVERAGE RANGE)

FIND/SEARCH

=FIND/=SEARCH là các phương thức hiệu quả để định vị văn bản cụ thể bên trong nguồn dữ liệu. Cả hai đều được đề cập ở đây bởi vì =FIND trả về một trận đấu nhạy cảm với trường hợp, tức là nếu bạn truy vấn “Big”, bạn sẽ chỉ nhận được kết quả Big = thực sự. A =SEARCH, tìm kiếm “Big” phù hợp với Big hoặc big, mở rộng truy vấn. Điều này rất hữu ích khi tìm kiếm các bất thường hoặc số nhận dạng duy nhất.

Công thức:

=FIND(TEXT,WITHIN TEXT,[START NUMBER]) Alternatively, =SEARCH(TEXT,WITHIN TEXT,[START NUMBER])

Quá trình phân tích dữ liệu với excel

Các loại phân tích dữ liệu với Microsoft Excel

Có tất cả 4 loại phân tích dữ liệu với excel mà bạn cần biết:

Sorting

Khi sorting data – sắp xếp dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu để nhanh chóng khám phá các giá trị. Việc sắp xếp một phạm vi hoặc bảng dữ liệu trên một hoặc nhiều cột dữ liệu là hoàn toàn có thể. Ví dụ, bạn có thể xếp hạng nhân sự đầu tiên theo bộ phận và sau đó bằng tên cuối cùng.

Filter

Bạn có thể sử dụng chức năng FILTER – bộ lọc để lọc một tập hợp dữ liệu tùy thuộc vào các tiêu chí bạn cung cấp. Xin lưu ý rằng tính năng này hiện chỉ có sẵn cho người dùng Microsoft 365.

Conditional Formatting

Định dạng có điều kiện trong Excel cho phép bạn làm nổi bật các ô có màu nhất định dựa trên giá trị của ô.

Charts

Một đồ họa Excel đơn giản có thể truyền tải nhiều thông tin hơn một trang thống kê. Như bạn có thể thấy, làm biểu đồ khá đơn giản.

Nắm rõ các loại phân tích dữ liệu

Bộ dữ liệu

Một bộ dữ liệu là một tập hợp các ô liên tục trên bảng tính Excel có chứa dữ liệu sẽ được phân tích. Để thực hiện chức năng phân tích với dữ liệu của mình, bạn phải tuân theo một vài hướng dẫn đơn giản khi xây dựng cấu trúc dữ liệu trên bảng tính Excel:

Tiêu đề nên mô tả đầy đủ dữ liệu. Nếu bạn không cung cấp một tiêu đề, bộ dữ liệu được đề cập bởi phạm vi ô của nó.
Một hàng tiêu đề có dán nhãn có thể định cấu hình. Mỗi biến nên có một tên riêng biệt. Các đơn vị đo lường có thể được kết hợp với label bằng cách đặt chúng vào ngoặc sau tên.
Hàng mang thông tin cho mỗi trường hợp. Excel là thứ duy nhất giới hạn số lượng hàng.
Các cột chứa dữ liệu cho từng biến.
Tùy chọn: Nhãn trong cột đầu tiên đóng vai trò là tên/định danh có ý nghĩa.