Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ – Số hóa doanh nghiệp 4.0

Để phát triển quy mô doanh nghiệp, hoặc ít nhất là đảm bảo quy trình hoạt động ổn định; cần thiết phải có 1 giải pháp cho doanh nghiệp để quản lý toàn diện, bài bản và phù hợp. Đây luôn là bài toán đau đầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên trong bài viết này, chúng tôi sẽ tháo gỡ những khúc mắc cho bạn; cũng như các quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thực trạng quản lý doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay các doanh nghiệp SMEs (các doanh nghiệp vừa và nhỏ) gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản trị; do phần lớn họ không có nguồn vốn mạnh mẽ để đầu tư phát triển công nghệ, nhân lực,…. Vấn đề này dẫn đến việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao; khi muốn triển khai các dự án hoài bão thì lại không đủ nhân lực để triển khai.

Bên cạnh đó các doanh nghiệp này còn gặp nhiều vấn đề khác; như quy trình vận hành còn chưa được chuẩn hóa; nền tảng công nghệ còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm trong việc triển khai dự án CNTT. 

Đặc biệt là việc không đầu tư về công nghệ lại khiến doanh nghiệp bị trì trệ; và khó đạt được năng suất cao: công việc bị lặp lại thủ công; tốn thời gian để xử lý dẫn đến hiệu suất công việc thấp; nhân viên hay xảy ra sai sót; quản lý nhân viên gặp nhiều bất cập; ví dụ như không giám sát được tiến độ công việc; cũng như sự chuyên cần của nhân viên; chủ doanh nghiệp lúc nào cũng phải có mặt để giải quyết các vấn đề từ to đến nhỏ.

Chính vì vậy việc tìm một giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn là 1 bài toán muôn thuở.

Giải pháp hiện tại được các doanh nghiệp cân nhắc và những bất cập

Việc quản lý thông tin nhân viên, ngày phép, chấm công, tuyển dụng; các công việc của kế toán như tính lương, thưởng; dòng tiền ra vào cũng như việc quản lý dự án; lập kế hoạch doanh nghiệp giờ đây được thực hiện trên hệ thống các phần mềm ERP. Bên cạn đó các công việc như quản lý và tìm kiếm, lưu trữ; Thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng trước bán; trong quá trình bán hàng và cả sau bán cũng như nghiệp vụ bán hàng, telesales, telemarketing; hiện nay đều được hỗ trợ bởi các phần mềm CRM. Đây chính là giải pháp cho doanh nghiệp được nhiều tổ chức công ty hướng đến.

Tuy nhiên các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp này không hề rẻ; đối với những công ty nhỏ chưa có nguồn vốn mạnh thì đây là những giải pháp “xa xỉ”. Mặc dù vậy hiện nay trên thị trường có nhiều sản phẩm giải pháp phần mềm; dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mức giá phải chăng. 

Bên cạn đó các doanh nghiệp nhỏ nhiều khi chưa xây dựng được bộ máy hoạt động bài bản; mọi quy trình, nghiệp vụ và phòng ban còn đang xây dựng dang dở. Việc áp dụng các giải pháp số hóa doanh nghiệp khi chưa có nền tảng hoạt động rõ ràng; cũng sẽ không mang lại hiệu quả cao; vì phần mềm sẽ không đáp ứng được những thay đổi liên tục; hay những thiếu sót trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Xu hướng cải thiện được nhiều doanh nghiệp áp dụng và những case study thành công

Xu hướng cải thiện được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả cũng như tìm được 1 giải pháp cho doanh nghiệp; thì người chủ doanh nghiệp cần phải nắm vững một số phương pháp như sau:

• Hoạch định chiến lược 

Hoạch định chiến lược là công việc đầu tiên và quan trọng đối với bất kỳ một nhà quản trị hoặc chủ doanh nghiệp nào, trong đó nhà quản trị xác định, sắp xếp ưu tiên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và để đạt được thì nhà quản trị cần vạch ra các hoạt động cụ thể. Nếu chủ doanh nghiệp hoạch định chiến lược một cách khoa học, bài bản như mục tiêu trước mắt phải làm gì, mục tiêu giai đoạn tiếp theo là như thế nào và có các phương án triển khai cụ thể…thì doanh nghiệp sẽ tận dụng được tối đa những yếu tố có lợi cho doanh nghiệp.

Việc hoạch định chiến lược cần dựa vào các khía cạnh bên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài môi trường xã hội, kinh tế để chiến lược của doanh nghiệp phù hợp với tình hình thực tiễn, và có khả năng thành công cao hơn.

• Chiến lược sản phẩm chi tiết – 1 phần quan trọng trong quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bên cạnh việc xác định rõ sản phẩm chủ chốt doanh nghiệp là gì, mà các nhà quả trị cũng phải lên một bản kế hoạch sản xuất chi tiết, bao gồm các chi phí trong tiến trình sản xuất, phương án cập nhật và nâng cấp sản phẩm để phù hợp với thời đại, bộ tiêu chuẩn chất lượng mà sản phẩm cần đạt được khi sản xuất ra, cũng như sáng tạo thêm các dòng sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

• Kết nối và thống nhất quy trình làm việc giữa các phòng ban

Sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giưa các bộ phận, phòng ban là 1 yếu tố quan trọng trong việc ổn định quy vận hành của doanh nghiệp, góp phần vào việc đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây cũng là khía cạnh mà nhiều nhà quản trị chưa là tốt. 

Sự liên kết và phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban không chỉ ở vấn đề trao đổi công việc mà còn là các hoạt động tập thể trong công ty. Những hoạt động tập thể này sẽ giúp tăng tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên, xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp thân thiện và bền vững. Từ đó các phòng ban cũng như các nhân viên sẽ hỗ trợ lẫn nhau hiệu quả hơn, đẩy nhanh tiến độ làm việc.

• Chú trọng vào quá trình phát triển marketing

Trong thời đại truyền thông đa phương tiện phát triển nở rộ như ngày nay, các doanh nghiệp đang ngày càng tận dụng những phương tiện truyền thông để mở rộng điểm chạm, tiếp cận rộng hơn đến các khách hàng. Việc phát triển marketing không còn là khía cạnh của riêng các doanh nghiệp dịch vụ, hay doanh nghiệp bán lẻ và phân phối, mà giờ đây nhiều doanh nghiệp sản xuất cũng đang phát triển đầu tư cho marketing, nhằm mục đích không chỉ để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, mà còn là mục tiêu đưa thương hiệu của mình tiến xa. Hiện nay nhiều phần mềm CRM có những tính năng hỗ trợ quản lý Marketing rất đắc lực, những phần mềm này cũng được ứng dụng nhiều trong giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

• Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả

Để thực hiện được kế hoạch, chiến lược đã đề ra của doanh nghiệp, người quản trị cần biết phân công, sắp xếp nhiệm vụ và công việc cho mỗi nhân viên, phân chia các bộ phận, phòng ban. Cùng với đó, doanh nghiệp cần phải có 1 bộ chính sách quản lý nhân sự phù hợp. 

• Đầu tư bồi dưỡng kiến thức về CNTT

Nhiều lãnh đạo và quản lý rất muốn nắm bắt xu hướng công nghệ cũng như tìm kiếm các giải pháp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên họ gặp rào cán lớn là về chi phí và không biết bắt đầu từ đâu để số hóa doanh nghiệp. Những khó khăn này đa phần do thiếu kiến thức về CNTT và thiếu sự định hướng về chuyển đổi sốì. Thế nên, để tránh tình trạng chần chừ ngại thay đổi và sợ thất bại khi triển khai công nghệ, cũng như để chuẩn bị sẵn sàng cho công cuộc chuyển đổi số, người chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận IT phải có được cái nhìn rõ ràng về chuyển đổi số. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên có các chương trình đào tạo cho nhân viên để làm quen dần với mô hình, vận hành số hóa. Ví dụ như bộ phận sale cần phải quen với việc làm việc trước với dữ liệu khách hàng thu thập được qua CRM,…

Những case study thành công

• Công ty cổ phần Đầu tư và thương mại TNG tăng trưởng tốt nhờ chuyển đổi số

Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG là doanh nghiệp may mặc trong nước. Nhờ áp dụng giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp 1 cách hiệu quả, tự động hóa nhiều khâu mà Công ty gặt hái được những thành công và phát triển nhanh chóng. Năng suất lao động được cải thiện vượt bậc, nếu như trước đây, một công nhân đứng chạy một máy thì nay có thể điều chỉnh ba máy một lúc.

Trong tình hình dịch bệnh năm ngoái, từ tháng 7 đến cuối năm, đơn hàng từ các địa phương ở miền Nam đổ dồn về TNG những công ty vẫn đủ năng lực để đảm nhận nhờ hệ thống tự động hoá.

Ngành dệt may gặp vô vàn khó khăn trong khủng hoảng dịch bệnh Covid năm ngoái, đặc biệt là các doanh nghiệp phía Nam. Tuy nhiên TNG báo cáo kết quả kinh doanh 7 tháng đầu năm rất tích cực, với 2.966 tỷ đồng doanh thu và 113 tỷ đồng lợi nhuận, tăng trưởng lần lượt 21,3% và 19,5% so với cùng kỳ 2020. Năm nay, Công ty đặt kế hoạch doanh thu 4.798 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế 175 tỷ đồng. Với kết quả đạt được của 7 tháng qua, TNG đã hoàn thành được 62% chỉ tiêu doanh thu và 64,5% chỉ tiêu lợi nhuận.

Được biết, hiện nay có 30% doanh nghiệp trong ngành dệt may ứng dụng công nghệ tự động hoá trong từng công đoạn sản xuất. Theo tính toán, trung bình một máy laser sử dụng công nghệ tự động, công nghệ cao trong may mặc có thể thay thế cho 49 công nhân may thủ công.

• Tân Cảng Số 1 vượt qua các rào cản để chuyển đổi số thành công

Công ty Tân Cảng Số Một là một thành viên trong hệ thống Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn – Đơn vị hàng đầu Việt Nam về dịch vụ khai thác cảng biển

Tân Cảng Số 1 chỉ tập trung phục vụ chủ yếu 1 tệp khách hàng là các đơn vị quân đội trực thuộc bộ quốc phòng, do vậy họ mong muốn được đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp khác, đồng thời mở rộng sang 2 mảng kinh doanh mới: Đầu tư và Kinh doanh thương mại trong lĩnh vực cảng biển. Đặc biệt là công ty đang hướng đến mục tiêu IPO (phát hành cổ phiếu lần đầu) trong vòng 2 năm tới. 

Với những mục tiêu như trên, công ty đã xác định rõ nhiệm vụ căn bản cần phải làm đó chính là số hóa doanh nghiệp.

Đặc biệt là về vấn đề vận hành, bất cập mà công ty gặp phải đó chính là việc luồng thông tin từ ban lãnh đạo xuống nhân viên có 10 phần thì “rơi rụng” chỉ còn 3, 4 phần. Và ngược lại, giám đốc và quản lý cũng không lắng nghe được nhân viên kịp thời: đánh giá hiệu suất như thế nào, công việc tiến độ ra sao,… Nếu phát sinh vấn đề gì, đề xuất cũng đến rất muộn. Chưa kể đến việc các phòng ban gặp nhiều vướng mắc khi phối hợp cùng nhau.

Hiện tại công ty đang tập trung đầu tư công nghệ cho 3 mảng chính là vận hành, nhân sự và tài chính.

Trong quá trình triển khai chuyển đổi số, công ty Tân Cảng Số 1 gặp không ít khó khăn:

• Thứ nhất là vấn đề tìm giải pháp chuyển đổi số phù hợp với đặc thù của công ty. CEO của Tân Cảng Số 1 cho biết, công ty đã trải nghiệm nhiều ứng dụng nhưng đều không mang lại hiệu quả “Chúng tôi cần những ứng dụng thân thiện với người dùng, giúp họ giải quyết một cách sâu sát từng bài toán nhỏ gắn liền với công việc của họ. Thứ hai, công nghệ đó cho phép tôi áp dụng chất xám, tư duy quản trị của mình vào doanh nghiệp” _ Trích lời của ông Phạm Văn Hướng – CEO Tân Cảng Số Một. Cuối cùng công ty đã tìm được 1 giải pháp phù hợp qua việc hợp tác cùng nhà cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp

• Thứ 2 là về năng lực công nghệ của nhân viên. Vì trong công ty có rất nhiều nhân sự ở độ tuổi U40 trở lên, độ nhạy bén về công nghệ khá thấp. Thậm chí có người còn không có laptop hoặc sử dụng máy tính đời cũ. Với các nhân sự như vậy, chuyển đổi số là một khái niệm hoàn toàn xa vời, lạ lẫm. Tuy nhiên nhờ vào cách triển khai chuyển đổi số hợp lý, Tân Cảng Số 1 không gặp nhiều khó khăn trong việc làm sao để nhân sự làm quen với công nghệ.

Hiệu quả đầu tiên mà công ty nhận thấy rõ sau khi chuyển đổi số là sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các phòng ban cũng như các cấp trong bộ máy vận hành. Mọi người vui vẻ, tự giác cùng nhau giải quyết hoàn thành công việc. Đặc biệt, quy trình xử lý công việc được linh hoạt hơn vì ai cũng có quyền, không chỉ sếp có quyền giao việc cho nhân viên, mà nhân viên cũng có quyền đề xuất trực tiếp lên sếp.

Giải pháp cho doanh nghiệp và yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp “vượt khó” đó chính là người đứng đầu doanh nghiệp phải thực sự quyết tâm, không ngại thay đổi và không ngại khó khăn mà thỏa hiệp với cách làm lạc hậu.