Trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dữ liệu từ người dùng nhập vào cần phải được kiểm soát để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu. Ví dụ khi nhập giới tính thì nên giới hạn hai giá trị là Nam hoặc Nữ. Nếu bạn không kiểm soát thì người dùng sẽ nhập một giá trị “bậy bạ”, gây ra tình trạng dữ liệu không đồng nhất. Chính vì vậy Data validation là một công cụ giúp giải quyết vấn đề này.
Bài viết này Cole sẽ chia sẻ cho các bạn hiểu Data validation là gì? Cách Sử dụng Data validation? Cài đặt Data validation trong excel như thế nào? Tìm hiểu Data validation nâng cao, đặc biệt là Data validation có điều kiện
Data Validation là 1 công cụ được sử dụng rất nhiều trong Excel, chức năng của Data validation là giúp bạn kiểm soát được định dạng dữ liệu nhập vào, giúp bạn cố định những dữ liệu ở 1 ô và người sử dụng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác vào.
Đây là 1 công cụ tiện lợi giúp mọi người khi nhập liệu vào hệ thống dữ liệu luôn đảm bảo cùng 1 kiểu nhập dữ liệu chuẩn xác, thống nhất giá trị.
Tại phần này, Cole.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng data validation trong excel cơ bản , và có thể sử dụng data validation trong excel 2010 đến data validation trong excel 2013,…
Excel sẽ hiển thị hộp thoại xác thực dữ liệu có 3 cài đặt tab: Cài đặt (Settings), nhập thông báo (Input Message) và cảnh báo lỗi (Error Alert).
Tab Settings (Cài đặt) là nơi bạn nhập các tiêu chí định dạng dữ liệu. Có một số tiêu chí định dạng tích hợp sẵn với các tùy chọn khác nhau: Any value, Whole Number, Decimal, list, Date, Time, Text length, Custom.
Có 8 định dạng dữ liệu có sẵn trong Data Validation mà người dùng có thể lựa chọn để định dạng dữ liệu nhập vào
Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập.
Ở mục này bạn cũng có thể thiết lập các dạng như sau:
Bạn có thể tham khảo bài viết về cách tạo Excel data validation list ở phía dưới
Ở mục này bạn cũng có thể thiết lập các dạng như sau:
Ở mục này bạn cũng có thể thiết lập các dạng như sau:
7. Text length (Độ dài dữ liệu) – Độ dài của dữ liệu (số lượng ký tự) bị giới hạn
Ở mục này bạn cũng có thể thiết lập các dạng như sau:
Ở mục này bạn cũng có thể thiết lập các dạng như sau:
Tab Input Message (Nhập thông báo) là nơi bạn nhập lời nhắn cho 1 ô (cell) hoặc range có đặt chế độ data validation khi người nhập liệu thao tác với ô đó, lời nhắn sẽ hiện ra nhằm nhắc nhở họ nhập đúng kiểu dữ liệu.
Tab Error Alert (Cảnh báo lỗi) có chức năng kiểm soát dữ liệu được nhập vào có đúng định dạng đã quy định hay không. Có 3 loại cảnh báo lỗi: Stop (dừng), Warning (Cảnh báo) và Information (Thông báo). Mục Title (Tiêu đề): bạn nhập tiêu đề và mục Error message (Thông báo lỗi): bạn nhập nội dung thông báo lỗi.
Người nhập liệu khác khi nhập sai kiểu dữ liệu qui định sẽ nhìn thấy thông báo như thế này:
>> Chuyển đổi số, số hóa doanh nghiệp, các nhà quản lý phải làm gì để theo kịp?
3 loại cảnh báo Stop, Warning và Information thao tác khác nhau được mô tả ở bảng dưới đây:
| Loại cảnh báo | Thao tác |
|
Stop |
Ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp trong ô (cell) quy định. Người dùng phải thử lại để nhập dữ liệu hợp lệ.
Cửa sổ của Stop có 2 lựa chọn: Retry (thử lại) hoặc Cancel (hủy). |
|
Warning |
Cảnh báo dữ liệu mà người dùng nhập vào không hợp lệ nhưng không ngăn việc nhập dữ liệu, người dùng vẫn có thể tiếp tục thao tác nhập liệu.
Cửa sổ của Warning có 3 lựa chọn: Yes (nhận dữ liệu không hợp lệ), No (chỉnh sửa lại dữ liệu không hợp lệ) và Cancel (xóa dữ liệu không hợp lệ). |
|
Information |
Thông báo dữ liệu người dùng nhập vào không hợp lệ. Thông báo này cũng không ngăn việc nhập dữ liệu, người dùng vấn có thể tiếp tục thao tác nhập liệu.
Cửa sổ của Information có 2 lựa chọn: Ok (nhận dữ liệu không hợp lệ) và Cancel (xóa dữ liệu không hợp lệ). |
Chọn ô đã được định dạng Data Validation > Nhấn chọn thẻ Data > Ở mục Data Tools > Chọn Data Validation > Nhấn vào Clear All > Nhấn OK.
Bạn có 1 danh sách trong cột như sau:
Sau đây là các bước để tạo danh sách thả xuống từ cột dữ liệu trên
Vậy là bạn đã nhập 1 danh sách thả xuống ở ô C2
Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong nhiều ô cùng một lúc, hãy chọn tất cả các ô mà bạn muốn tạo rồi làm theo các bước trên. Đảm bảo rằng các tham chiếu ô là tuyệt đối (chẳng hạn như $A$2) và không tương đối (chẳng hạn như A2 hoặc A$2 hoặc $A2).
Ngoài việc chọn từ các ô và nhập dữ liệu theo cách thủ công, bạn cũng có thể sử dụng công thức và nhập trong hộp Source để tạo danh sách thả xuống Excel.
Bất kỳ công thức nào trả về danh sách giá trị đều có thể được sử dụng để tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Bạn có 1 danh sách trong cột như sau:
Đây là công thức của hàm OFFSET để tạo danh sách thả xuống:
=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
Công thức trên cần có năm đối số, trong đó tham chiếu là A2 (điểm bắt đầu của danh sách). rows/cols được chỉ định bằng 0 vì không muốn bù trừ ô tham chiếu. Chiều cao được chỉ định là 5 vì có năm mục trong danh sách.
=OFFSET($A$2,0,0,5)
Bây giờ, khi bạn sử dụng công thức này, nó sẽ trả về một mảng có danh sách năm loại trái cây trong A2:A6. Lưu ý rằng nếu bạn nhập công thức vào một ô, hãy chọn nó và nhấn F9, bạn sẽ thấy rằng nó trả về một miền tên trái cây.
Data Validation có điều kiện (conditional data validation) có nghĩa là hạn chế các lựa chọn trong danh sách thả xuống của 1 ô tùy thuộc vào giá trị trong một ô khác (hoặc trong một danh sách thả xuống khác). Ở đây, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống có điều kiện trong Data validation.
Bạn có thể tạo 1 workbook gồm 2 worksheets: 1 worksheet nhập liệu (trang nhập liệu), 1 worksheet tạo danh sách (trang danh sách)
Bạn nhập 3 danh sách gồm 3 mục Produce, Fruit và Vegetable vào trang danh sách. Trong đó, Produce là mục chính với 2 mục nhỏ là Fruit và Vegetable
LƯU Ý: Fruit và Vegetable được lấy làm tên mục trong Excel và chỉ chấp nhận 1 từ , mục có hai từ không được chấp nhận. Nếu bạn cần sử dụng các mục có chứa nhiều từ trong danh sách chính, hãy xem hướng dẫn ở cuối bài
Tiếp theo, bạn định dạng từng danh sách dưới dạng Bảng Excel. Điều này làm cho danh sách của bạn trở thành danh sách động – kích thước danh sách sẽ tự động điều chỉnh nếu bạn thêm hoặc xóa các mục, do đó danh sách thả xuống của bạn sẽ hiển thị toàn bộ danh sách.
Cách thực hiện:
Sau đó, bạn đặt tên cho các vùng dữ liệu như sau:
+ Đầu tiên, bạn sẽ nhập các tiêu đề vào bảng nhập dữ liệu và thiết lập bảng
+ Tạo menu đổ xuống trong danh sách chính
Tiếp theo bạn nhập danh mục chính trong cột Produce Type
+ Tạo menu đổ xuống cho danh sách phụ thuộc
Tiếp theo, bạn sẽ tạo một danh sách chứa giá trị phụ thuộc được thêm vào cột Item. Nó sẽ cho ra dải dữ liệu của mục Fruit hoặc là mục Vegetable tùy vào giá trị bạn chọn ở cột Produce là gì.
Khác với mục Produce, ở mục Item bạn sẽ dùng hàm INDIRECT trong data validation để tạo danh sách thả xuống
Lưu ý: Nếu ô B3 trông, bạn sẽ nhìn thấy thông báo như sau:
Sau khi đã tạo xong danh sách phụ thuộc theo hướng dẫn như trên, bạn có thể kiểm tra xem danh sách của mình có đúng hay không bằng các bước sau:
Tiếp theo đó bạn cũng có thể tạo thêm danh sách như vậy ở các ô phía dưới khi nhấn phím Tab
Trong một workbook, bạn có thể cần có các mục gồm hai từ trong danh sách thả xuống xác thực dữ liệu Excel đầu tiên. Ví dụ: các lựa chọn của bạn là “Red Fruit”, “Green Fruit” và “Yellow Fruit”
=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2,” “,””))
Hy vọng bài viết về data validation của Cole đã giúp các bạn biết thêm về công cụ data validation cũng như cách sử dụng data validation nâng cao. Chúc các bạn áp dụng thành công trong công việc của mình.
>> 9 buổi học Power Bi từ cơ bản đến nâng cao với phương pháp học thực tiễn ứng dụng giúp các bạn dễ dàng theo học mà không cảm thấy phức tạp hay khó hiểu. Tìm hiểu thêm về lộ trình khóa học Power BI hoặc điền form để được hỗ trợ tư vấn
Cảm nhận học viên
Chủ tịch Meeyland Group – Học viên khóa học chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa học phân tích dữ liệu
Chuyển đổi số là xu thế và xu hướng của bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay. Là doanh nghiệp về công nghệ, tuy nhiên về phần số hóa quy trình bên mình còn yếu, mình tham gia để hiểu cách làm Data Warehouse trong doanh nghiệp
Sinh viên ngành Logistics – Học viên khóa phân tích dữ liệu với R, khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa Data Engineer
Em hiện tại đang là sinh viên ngành logictics, tuy nhiên câu chuyện số hóa được ứng dụng ở bất cứ đâu không chỉ ở tại trường, Em đăng ký học để học thêm kỹ năng cho công việc sau này của mình.
Chairman Sunflower Tekondo – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa Data Engineer, khóa power BI & SQL
Hiện tại trung tâm đào tạo của mình đang có hợp tác với khoảng hơn 1000 đơn vị trên cả nước, việc quản lý học viên vô cùng khó khăn. Là một người ngoại đạo về lĩnh vực công nghệ, nên mình chưa biết làm thế nào để bắt đầu làm chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình, thấy quảng cáo về khóa học chuyển đổi số doanh nghiệp tại Cole mình đã tham gia, khóa học đã giúp mình có phương pháp để làm các chương trình số hóa cho doanh nghiệp theo từng lộ trình và từng bước để ứng dụng được.
Nhân viên Phòng Tài chính Ngân hàng – Học viên khóa Phân tích dữ liệu từ cơ bản – nâng cao (Excel & Power Query, SQL & Power BI, R&Python)
Hiện tại mình hơn 40 tuổi, làm trong phòng tài chính của 1 Ngân hàng, nhưng mình muốn cải thiện khả năng để theo kịp các bạn trẻ với những xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ mình không muốn lỡ cơ hội trong thời kỳ dịch chuyển số hóa như hiện nay
Giám đốc tập đoàn tài chính Fiin – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, phân tích nghiệp vụ kinh doanh
Mình gặp khó khăn trong việc tiếp cận về việc áp dụng các công nghệ và phương pháp làm chuyển đổi số, khóa học đã giúp chúng tôi vẽ được bộ quy trình nghiệp vụ trong việc số hóa doanh nghiệp của mình.
Giám đốc công ty TNHH HMGROUP – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, Phân tích nghiệp vụ kinh doanh
Câu chuyện chuyển đổi số đã lan chuyển khắp nơi, điều này cũng gặp phải chính trong doanh nghiệp mà mình đang làm. Có rất nhiều vấn đề nào là cách số hóa tài liệu, số hóa quy trình, số hóa các phân hệ bán hàng, làm sao để dữ liệu có thể tập trung tại một nơi giúp làm báo cáo nhanh chóng, ngoài ra còn vấn đề bảo mật và an toàn thông tin nữa. Qua khóa học chuyển đổi số và phân tích nghiệp vụ (Business Analysis) tại Cole.vn đã giúp mình nắm được phương pháp và cách làm.
Cán bộ cao cấp tập đoàn VNPT: Tham gia học khóa chuyển đổi số, khóa Phân tích nghiệp vụ kinh doanh, khoá Power BI & SQL
Loay hoay trong chính câu chuyện 1 tổ chức nhà nước, đơn vị đang thực hiện hàng chục các dự án số hóa khác nhau tuy nhiên phòng làm việc của mình lại chưa biết bắt đầu từ đâu, qua các khóa học ứng dụng chuyển đổi số tại Cole, giúp mình hiểu ra các bước và phương pháp để làm việc còn lại là tác động con người trong tổ chức cần thay đổi.
CIO Bamboo Capital Group (Sở hữu 40 công ty thành viên) – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa data engineer, khóa phân tích dữ liệu.
Tham gia khóa học tại Cole.vn tôi được các chuyên gia và các thầy chuyển giao hết các kiến thức và không “giấu bài”, có rất nhiều tài liệu và kiến thức tôi đã được chia sẻ giúp tôi có thể ứng dụng để triển khai các chương trình số hóa cho tập đoàn 1 cách nhanh chóng.
Chuyên gia cao cấp phụ trách chuyển đổi số Tập đoàn SUNGROUP – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa học Data Engineer, khóa phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp.
Khi thực hiện các dự án chuyển đổi số cho tập đoàn, do nhiều nguyên nhân nóng vội mà hiện tại vẫn chưa thực hiện thành công như áp dụng nhiều phần mềm, nhưng phần mềm mua về không đáp ứng được nghiệp vụ gây ra nhiều thất thoát lãng phí. Qua khóa học tại Cole mình mới biết nguyên nhân là thiếu phần làm URD (yêu cầu người dùng). Xin cảm ơn Cole, các khóa học này thực sự đã giúp mình có phương pháp để làm chuyển đổi số doanh nghiệp.
Câu chuyện doanh nghiệp
Bộ phận đào tạo và phát triển con người của ngân hàng mong muốn tìm hiểu thêm công nghệ Blockchain ứng dụng trong ngân hàng, nhằm nắm bắt xu hướng phát triển của công nghệ trong thị trường tài chính. Chúng tôi đã lựa chọn Cole để là đối tác đào tạo khóa BlockChain này, dựa trên thông tin website chúng tôi tin tưởng vào năng lực với các dự án đào tạo chuyển đổi số mà Cole đã từng tổ chức như phân tích dữ liệu, Machine Learning, Phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp, cũng như các khóa khóa học về Blockchain đã triển khai.
Hiện tại các công nghệ xử lý dữ liệu đã thay đổi nhanh chóng, Ban giám đốc công ty xác định bồi dưỡng đào tạo cho nhân viên về kỹ năng xử lý dữ liệu bằng các công nghệ phân tích mời nổi để việc xử lý dữ liệu được nhanh hơn. Chúng tôi nhận thấy các khóa học của Cole đáp ứng các yêu cầu mà BGĐ muốn đào tạo cho nhân viên của công ty nên chúng tôi đã lựa chọn các khóa học tại đây.
MB Ageas (MB Ageas Life) là công ty bảo hiểm liên doanh giữa ngân hàng MB, tập đoàn Ageas và công ty bảo hiểm Muaung Thai của Thái Lan. Các lãnh đạo và nhà quản lý tập đoàn đã tham gia khóa học chuyển đổi số doanh nghiệp của Cole nhằm nâng cấp kỹ năng, kiến thức và các phương pháp làm chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình.
Saigonbank là Ngân hàng đầu tiên được thành lập trong hệ thống Ngân hàng cổ phần tại Việt Nam hiện nay. Lãnh đạo của Saigonbank xác định rõ nhiệm vụ để làm chuyển đổi số là trọng tâm trong chiến lược phát triển, ngân hàng đã cử các cán bộ là lãnh đạo tham gia bồi dưỡng kiến thức chuyển đổi số với khóa học tại Cole nhằm nâng cấp kiến thức và cách ứng dụng và các phương pháp làm theo từng lộ trình mà các chuyên gia của Cole chia sẻ.
Tham gia khóa học phân tích dữ liệu doanh nghiệp
Công ty TNHH MTV Nhiên liệu hàng không Việt Nam (Skypec) là nhà cung ứng nhiên liệu hàng đầu cho các Hãng Hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam. Với hơn 1300 cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, việc nâng cấp kỹ năng phân tích dữ liệu cho và các kỹ năng công nghệ mới là ưu tiên mà ban lãnh đạo dự định để đào tạo cho nhân viên trong thời kỳ xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, sau khi tham khảo các khóa học khác trên thị trường, phòng đào tạo & phát triển của công ty Skypec đã lựa chọn Cole để làm đơn vị đào tạo và bồi dưỡng với các kỹ năng cho CBNV, vì các khóa học ứng dụng chuyển đổi số tại Cole khá phù hợp và ứng dụng thực tiễn hiện nay.
Tham gia khóa học phân tích dữ liệu doanh nghiệp
WWF là Quỹ Quốc tế Bảo vệ Thiên nhiên, là một trong những tổ chức phi chính phủ lớn nhất thế giới về bảo vệ thiên nhiên. Các chuyên viên về là người phải đi thu thập và điều tra các số liệu liên quan đến hoạt động môi trường, ô nhiễm để thống kê báo cáo gửi ban lãnh đạo, nhưng vấn đề của các chuyên viên bị hiện tại là kỹ năng phân tích và tổng hợp số liệu chưa tốt, chưa biết cách xử lý và báo cáo dữ liệu sao cho đúng. Nhận thấy khóa học tại Cole.vn có nhiều các công nghệ xử lý dữ liệu mới nên công ty đã tổ chức cho các chuyên viên nghiên cứu tham gia.
