Ngày nay, phần lớn các thư tín quan trọng của chúng ta đều được thực hiện thông qua e-mail, vì vậy điều quan trọng là phải giữ nó có tổ chức, khoa học. Dưới đây là một số mẹo Cole gợi ý để dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Cùng theo dõi nhé!
Thiết lập quy tắc, bộ lọc hoặc nhãn
Ngày nay, tất cả các chương trình và các dịch vụ e-mail trực tuyến đều có các quy tắc, bộ lọc hoặc hệ thống nhãn cho phép bạn di chuyển và tổ chức các thư đến. Sử dụng các tính năng này để sắp xếp e-mail của bạn và chuyển đến những gì quan trọng nhất trước tiên.
Dưới đây là một số gợi ý về các quy tắc mà chúng tôi khuyên bạn nên thử trước.
Di chuyển những e-mail quan trọng và không quan trọng vào một thư mục của riêng chúng.
Đánh dấu hoặc đặt mức độ ưu tiên cho các địa chỉ nhất định. Ví dụ: một quy tắc có thể được tạo để đánh dấu bất kỳ người dùng nào trong sổ địa chỉ của bạn.
Lọc ra các từ spam phổ biến đi vào hộp thư đến của bạn (ví dụ: Viagra).
Trong các chương trình hỗ trợ quy tắc, hãy đánh dấu các thư không quan trọng để giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ và tránh cho bạn bị choáng ngợp khi lần đầu tiên mở e-mail.
Nếu bạn nhận được nhiều thư rác, hãy lọc e-mail của bạn qua Gmail.
Đừng ngại xóa
Sau khi đọc e-mail, hãy luôn thực hiện hành động trên e-mail đó. Đừng lưu nó để sử dụng sau hoặc chuyển nó vào một thư mục để xử lý sau. Nếu bạn không thể thực hiện hành động trên e-mail, hãy ủy quyền cho người khác hoặc hoãn lại sau ngày hôm đó để xóa nó. Mọi e-mail không cần phản hồi và không có lý do gì để lưu e-mail sẽ bị xóa sau này.
Trả lời tự động câu hỏi thường gặp và soạn trước câu trả lời
Nếu bạn thấy mình sử dụng cùng một câu trả lời lặp đi lặp lại, hãy cân nhắc tạo danh sách các câu trả lời thường xuyên của bạn mà bạn có thể sao chép và dán. Hoặc, hãy thử sử dụng một công cụ như một trong những công cụ được liệt kê dưới đây để giúp trả lời những e-mail này nhanh hơn.
Thunderbird Quicktext – Tiện ích bổ sung e-mail Mozilla Thunderbird tuyệt vời.
Lifehacker Texter – Công cụ script dễ sử dụng có thể được sử dụng ở mọi nơi trong Windows kể cả e-mail.
AutoHotkey – Một công cụ tuyệt vời khác mặc dù tiên tiến hơn nhiều. Tuy nhiên, công cụ này có thể được sử dụng để tự động hóa mọi thứ trên máy tính.
Đơn giản hóa
Nhiều khi mọi người làm phức tạp hóa e-mail của họ bằng cách tạo ra hàng chục thư mục khác nhau để giúp sắp xếp e-mail của họ. Hãy giữ cho nó đơn giản và không nên để hàng chục thư mục khác nhau trong email của bạn. Nếu không có cách nào giải quyết được nhu cầu của bạn về các thư mục trong e-mail, hãy sử dụng các quy tắc để lọc thư của bạn vào các thư mục. Các thư mục có thể tiết kiệm hàng trăm giờ bạn dành để suy nghĩ và sắp xếp từng e-mail bạn nhận được.
Hủy đăng ký nhận bản tin và tắt thông báo
Mặc dù bạn có thể có ý định tốt khi đăng ký một bản tin hoặc danh sách e-mail khác, nhưng những điều này thường gây mất tập trung và thường làm lộn xộn e-mail của bạn. Hủy đăng ký nhận bất kỳ bản tin nào bạn chưa đọc.
Điều này cũng đúng với các thông báo từ các trang mạng xã hội như Facebook và Twitter mà bạn có thể nhận được. Tắt tất cả thông báo về các bài đăng được tạo trên tường của bạn, bạn bè mới hoặc người theo dõi vì nó làm lộn xộn hộp thư đến của bạn và khiến bạn mất tập trung.
Không trả lời thư rác
Nếu thư rác vượt qua sự bảo vệ hoặc các quy tắc của bạn không bao giờ trả lời nó; chỉ cần xóa tin nhắn.
Cố gắng đọc e-mail của bạn ít nhất một lần mỗi ngày hoặc mỗi giờ, tùy thuộc vào lượng e-mail bạn nhận được.
Tạm kết:
Email là nơi chứa đựng rất nhiều tài liệu quan trọng, vì vậy đừng ngại bỏ ra 10 phút để sắp xếp lại hộp thư của bạn theo các mẹo mà Cole gợi ý trên nhé!
Cảm nhận học viên
Chủ tịch Meeyland Group – Học viên khóa học chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa học phân tích dữ liệu
Chuyển đổi số là xu thế và xu hướng của bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay. Là doanh nghiệp về công nghệ, tuy nhiên về phần số hóa quy trình bên mình còn yếu, mình tham gia để hiểu cách làm Data Warehouse trong doanh nghiệp
Sinh viên ngành Logistics – Học viên khóa phân tích dữ liệu với R, khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa Data Engineer
Em hiện tại đang là sinh viên ngành logictics, tuy nhiên câu chuyện số hóa được ứng dụng ở bất cứ đâu không chỉ ở tại trường, Em đăng ký học để học thêm kỹ năng cho công việc sau này của mình.
Chairman Sunflower Tekondo – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa Data Engineer, khóa power BI & SQL
Hiện tại trung tâm đào tạo của mình đang có hợp tác với khoảng hơn 1000 đơn vị trên cả nước, việc quản lý học viên vô cùng khó khăn. Là một người ngoại đạo về lĩnh vực công nghệ, nên mình chưa biết làm thế nào để bắt đầu làm chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình, thấy quảng cáo về khóa học chuyển đổi số doanh nghiệp tại Cole mình đã tham gia, khóa học đã giúp mình có phương pháp để làm các chương trình số hóa cho doanh nghiệp theo từng lộ trình và từng bước để ứng dụng được.
Nhân viên Phòng Tài chính Ngân hàng – Học viên khóa Phân tích dữ liệu từ cơ bản – nâng cao (Excel & Power Query, SQL & Power BI, R&Python)
Hiện tại mình hơn 40 tuổi, làm trong phòng tài chính của 1 Ngân hàng, nhưng mình muốn cải thiện khả năng để theo kịp các bạn trẻ với những xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ mình không muốn lỡ cơ hội trong thời kỳ dịch chuyển số hóa như hiện nay
Giám đốc tập đoàn tài chính Fiin – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, phân tích nghiệp vụ kinh doanh
Mình gặp khó khăn trong việc tiếp cận về việc áp dụng các công nghệ và phương pháp làm chuyển đổi số, khóa học đã giúp chúng tôi vẽ được bộ quy trình nghiệp vụ trong việc số hóa doanh nghiệp của mình.
Giám đốc công ty TNHH HMGROUP – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, Phân tích nghiệp vụ kinh doanh
Câu chuyện chuyển đổi số đã lan chuyển khắp nơi, điều này cũng gặp phải chính trong doanh nghiệp mà mình đang làm. Có rất nhiều vấn đề nào là cách số hóa tài liệu, số hóa quy trình, số hóa các phân hệ bán hàng, làm sao để dữ liệu có thể tập trung tại một nơi giúp làm báo cáo nhanh chóng, ngoài ra còn vấn đề bảo mật và an toàn thông tin nữa. Qua khóa học chuyển đổi số và phân tích nghiệp vụ (Business Analysis) tại Cole.vn đã giúp mình nắm được phương pháp và cách làm.
Cán bộ cao cấp tập đoàn VNPT: Tham gia học khóa chuyển đổi số, khóa Phân tích nghiệp vụ kinh doanh, khoá Power BI & SQL
Loay hoay trong chính câu chuyện 1 tổ chức nhà nước, đơn vị đang thực hiện hàng chục các dự án số hóa khác nhau tuy nhiên phòng làm việc của mình lại chưa biết bắt đầu từ đâu, qua các khóa học ứng dụng chuyển đổi số tại Cole, giúp mình hiểu ra các bước và phương pháp để làm việc còn lại là tác động con người trong tổ chức cần thay đổi.
CIO Bamboo Capital Group (Sở hữu 40 công ty thành viên) – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa data engineer, khóa phân tích dữ liệu.
Tham gia khóa học tại Cole.vn tôi được các chuyên gia và các thầy chuyển giao hết các kiến thức và không “giấu bài”, có rất nhiều tài liệu và kiến thức tôi đã được chia sẻ giúp tôi có thể ứng dụng để triển khai các chương trình số hóa cho tập đoàn 1 cách nhanh chóng.
Chuyên gia cao cấp phụ trách chuyển đổi số Tập đoàn SUNGROUP – Học viên khóa chuyển đổi số doanh nghiệp, khóa học Data Engineer, khóa phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp.
Khi thực hiện các dự án chuyển đổi số cho tập đoàn, do nhiều nguyên nhân nóng vội mà hiện tại vẫn chưa thực hiện thành công như áp dụng nhiều phần mềm, nhưng phần mềm mua về không đáp ứng được nghiệp vụ gây ra nhiều thất thoát lãng phí. Qua khóa học tại Cole mình mới biết nguyên nhân là thiếu phần làm URD (yêu cầu người dùng). Xin cảm ơn Cole, các khóa học này thực sự đã giúp mình có phương pháp để làm chuyển đổi số doanh nghiệp.
Câu chuyện doanh nghiệp
Bộ phận đào tạo và phát triển con người của ngân hàng mong muốn tìm hiểu thêm công nghệ Blockchain ứng dụng trong ngân hàng, nhằm nắm bắt xu hướng phát triển của công nghệ trong thị trường tài chính. Chúng tôi đã lựa chọn Cole để là đối tác đào tạo khóa BlockChain này, dựa trên thông tin website chúng tôi tin tưởng vào năng lực với các dự án đào tạo chuyển đổi số mà Cole đã từng tổ chức như phân tích dữ liệu, Machine Learning, Phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp, cũng như các khóa khóa học về Blockchain đã triển khai.
Hiện tại các công nghệ xử lý dữ liệu đã thay đổi nhanh chóng, Ban giám đốc công ty xác định bồi dưỡng đào tạo cho nhân viên về kỹ năng xử lý dữ liệu bằng các công nghệ phân tích mời nổi để việc xử lý dữ liệu được nhanh hơn. Chúng tôi nhận thấy các khóa học của Cole đáp ứng các yêu cầu mà BGĐ muốn đào tạo cho nhân viên của công ty nên chúng tôi đã lựa chọn các khóa học tại đây.
MB Ageas (MB Ageas Life) là công ty bảo hiểm liên doanh giữa ngân hàng MB, tập đoàn Ageas và công ty bảo hiểm Muaung Thai của Thái Lan. Các lãnh đạo và nhà quản lý tập đoàn đã tham gia khóa học chuyển đổi số doanh nghiệp của Cole nhằm nâng cấp kỹ năng, kiến thức và các phương pháp làm chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình.
Saigonbank là Ngân hàng đầu tiên được thành lập trong hệ thống Ngân hàng cổ phần tại Việt Nam hiện nay. Lãnh đạo của Saigonbank xác định rõ nhiệm vụ để làm chuyển đổi số là trọng tâm trong chiến lược phát triển, ngân hàng đã cử các cán bộ là lãnh đạo tham gia bồi dưỡng kiến thức chuyển đổi số với khóa học tại Cole nhằm nâng cấp kiến thức và cách ứng dụng và các phương pháp làm theo từng lộ trình mà các chuyên gia của Cole chia sẻ.
Tham gia khóa học phân tích dữ liệu doanh nghiệp
Công ty TNHH MTV Nhiên liệu hàng không Việt Nam (Skypec) là nhà cung ứng nhiên liệu hàng đầu cho các Hãng Hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam. Với hơn 1300 cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, việc nâng cấp kỹ năng phân tích dữ liệu cho và các kỹ năng công nghệ mới là ưu tiên mà ban lãnh đạo dự định để đào tạo cho nhân viên trong thời kỳ xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, sau khi tham khảo các khóa học khác trên thị trường, phòng đào tạo & phát triển của công ty Skypec đã lựa chọn Cole để làm đơn vị đào tạo và bồi dưỡng với các kỹ năng cho CBNV, vì các khóa học ứng dụng chuyển đổi số tại Cole khá phù hợp và ứng dụng thực tiễn hiện nay.
Tham gia khóa học phân tích dữ liệu doanh nghiệp
WWF là Quỹ Quốc tế Bảo vệ Thiên nhiên, là một trong những tổ chức phi chính phủ lớn nhất thế giới về bảo vệ thiên nhiên. Các chuyên viên về là người phải đi thu thập và điều tra các số liệu liên quan đến hoạt động môi trường, ô nhiễm để thống kê báo cáo gửi ban lãnh đạo, nhưng vấn đề của các chuyên viên bị hiện tại là kỹ năng phân tích và tổng hợp số liệu chưa tốt, chưa biết cách xử lý và báo cáo dữ liệu sao cho đúng. Nhận thấy khóa học tại Cole.vn có nhiều các công nghệ xử lý dữ liệu mới nên công ty đã tổ chức cho các chuyên viên nghiên cứu tham gia.
